Kodeks pracy określa obowiązki pracodawców w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji płacowej. Pracodawcy muszą umieć określić czym jest dokumentacja płacowa i w jaki sposób powinna być przechowywana, aby wykonać to zadanie.

Co to jest dokumentacja płacowa?

Dokumentacja płacowa odnosi się do dokumentów, które są związane z zatrudnieniem i obejmuje dokumenty obliczeniowe i pomocnicze. Obejmuje ona również:

  • Analizy płacowe, raporty, ekspertyzy
  • Ustawy, rozporządzenia i akty normatywne
  • Prawo cywilne, prawo pracy i prawo podatkowe.
  • Dokumenty i zaświadczenia dotyczące problematyki wynagrodzeń
  • Orzeczenia sądów, interpretacje urzędowe
  • Korespondencja płacowa (pisma i wnioski, prośby, odpowiedzi, itp.)
  • Raporty dotyczące wynagrodzeń i zatrudnienia
  • orzeczenia sądów pracy,
  • Decyzje o nagrodach, premiach, odszkodowaniach, odprawach i inne dokumenty związane z wynagrodzeniami pracowników.

Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza?

O okresie przechowywania dokumentacji decyduje data zatrudnienia danej osoby. Jeżeli raport ZUS RIA nie został złożony za pracownika zatrudnionego po 31 grudnia 1998 r. lub przed 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 50 lat od zakończenia zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Okres przechowywania raportów ZUS RIA wynosi 10 lat od zakończenia kalendarza. Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, okres przechowywania dokumentacji dla osób, które zostały zatrudnione po 31 grudnia 2018 r. wynosi również 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego w wygaśnięciu stosunku pracy. Dzięki temu zakład pracy może go liczyć dla wszystkich pracowników, oszczędzając sobie kłopotu związanego z koniecznością jego odrębnego wyliczania. Formularz ZUS RIA można wykorzystać do skrócenia czasu niezbędnego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla pracowników, którzy byli zatrudnieni w okresie od 01.01.1999 r. do 31.12.2018 r.

Bezpieczne przechowywanie dokumentacji płacowej

Pracodawcy są odpowiedzialni za przechowywanie całej dokumentacji w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają tylko upoważnieni pracownicy. Może to być archiwum zakładowe, lub archiwum prywatne. Dokumenty te muszą być zabezpieczone przed kradzieżą, zalaniem, zniszczeniem i innymi zagrożeniami. Rozporządzenie z 15 lutego 2005 r. zawiera szczegółowe informacje na temat sposobu przechowywania tego typu dokumentacji. Stanowi ono, że pomieszczenia do przechowywania dokumentów nie mogą być zawilgocone i powinny być wyposażone w drzwi ognioodporne, instalację sygnalizacji alarmowej oraz okna antywłamaniowe. Dokumenty na nośnikach innych niż papierowe należy chronić przed pleśnią i kurzem. W przypadku naruszenia przez pracodawcę zasad prowadzenia i przechowywania dokumentacji płacowej mogą zostać nałożone sankcje karne.