Wielu przedsiębiorców przekonało się, że elektroniczne fakturowanie jest znacznie wygodniejsze. E-faktura nie różni się formą od faktury papierowej, ale jest wygodniejsza. Jest prawnie akceptowana jako forma rozliczeń. Teraz firmy nie muszą już wysyłać do siebie dokumentów pocztą. Zamiast tego mogą jedynie przesyłać pliki PDF drogą elektroniczną.

Faktury elektroniczne ustrukturyzowane
Wszystkie firmy, które biorą udział w zamówieniach publicznych muszą honorować e-faktury i inne ustrukturyzowane edokumenty. Jest to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, ponieważ znacznie zautomatyzuje proces wystawiania faktur.

E-faktura ustrukturyzowana może być opisana jako plik xml zawierający predefiniowany formularz. Korzystanie z ustrukturyzowanego formularza jest łatwiejsze, ponieważ każdy element danych ma swoje stałe oznaczenie i miejsce. Co ważne, nie trzeba ręcznie wprowadzać informacji z faktury.

Jakie informacje powinna zawierać e-faktura?

E-faktura powinna zawierać dokładnie te same dane, co tradycyjna faktura VAT. E-faktura zawiera:

  • Imię i nazwisko lub skrót imienia i nazwiska sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
  • Numer Identyfikacji Podatkowej sprzedawcy lub nabywcy
  • Datę sprzedaży, datę wystawienia i numer seryjny faktury.
  • Rodzaj usługi
  • Ilość oferowanych usług
  • Cena jednostkowa netto i wartość sprzedaży netto
  • Obowiązujące stawki podatkowe
  • Łączna wartość usług netto po podziale na stawki podatkowe, zwolnione i niepodlegające opodatkowaniu
  • Podatki od łącznej wartości usług
  • Wartość brutto usług w rozbiciu na stawki podatkowe, zwolnione i niepodlegające opodatkowaniu
  • Ostateczną kwotę do zapłaty wraz z należnym podatkiem - cyfrowo lub słownie.

Jak wysłać e-fakturę bezpośrednio do urzędu?

Platforma Elektronicznego Fakturowania umożliwia użytkownikom przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych bezpośrednio w urzędach. Aby uzyskać dostęp do platformy, można założyć bezpłatne konto. Ważne jest, aby pamiętać, że musisz założyć konto przed otrzymaniem pierwszej faktury elektronicznej. PEF może zawierać inne dokumenty związane z realizacją zamówień publicznych, w zależności od podpisanych umów.

Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do Platformy Elektronicznego Fakturowania poprzez rządową stronę internetową lub aplikację. Niektóre programy księgowe mogą również wysyłać e-faktury bezpośrednio do urzędu z systemu.

Co to jest GLN? Czy warto z niego korzystać?

GLN, czyli Globalny Numer Lokalizacyjny, czyli jeśli Twoja firma składa się z wielu jednostek, może być użyty do ujednolicenia ich wszystkich. Dzięki temu będziesz mógł identyfikować każdą jednostkę jako jedną całość.

Aby to zrobić, musisz albo zarejestrować swój własny Rachunek Podmiotu, albo adres PEF/PEPPOL na istniejącym Rachunku Podmiotu. W tym celu będziesz potrzebował numeru GLN. Będzie on służył do adresowania wszelkich dokumentów w PEF. Rejestracja podmiotów umożliwia im wysyłanie i otrzymywanie e-faktur oraz innych dokumentów strukturalnych.